Organiser au mieux son déménagement d’entreprise

Une entreprise qui tourne bien, c’est une entreprise qui peut assurer ses activités au quotidien et sans accroc. Mais, lorsqu’on prévoit le déménagement de son entreprise, cela amène un certain lot de questions et d’incertitudes.

Comment continuer à travailler de manière efficace tout en changeant de locaux ? Il faut dire qu’un déménagement, cela provoque de grands chamboulements pour l’entreprise comme pour les employés.

Afin que cette transition se déroule au mieux découvrez sans attendre la check-list indispensable à connaitre pour un déménagement à Liège sans accroc.

Anticipez le déménagement de l’entreprise

Avant même d’entreprendre le déménagement de votre entreprise, vous devez anticiper précisément vos besoins. Il faut pour cela réfléchir à toutes les démarches qu’il va falloir effectuer pour que le déménagement à Liège se passe sans encombre. Pour cela, il est nécessaire de se renseigner sur des données essentielles : les locaux disponibles, la superficie choisie, la localisation, le prix, les charges, la durée du bail, etc. Ce sont autant de paramètres à prendre en compte dans votre choix final.

Il est à noter que cette prospection prend du temps et de l’énergie. II faut parfois attendre un long moment avant de trouver le local idéal. Vous pouvez prendre les services d’un agent immobilier pour qu’il vous aide au mieux à préparer cette étape.

Une fois les nouveaux locaux choisis, il reste la signature du bail qui scelle votre contrat et engage le processus de déménagement. Résilier le bail en cours est aussi extrêmement important pour la suite des démarches. La remise du préavis est une procédure légale et se fait au moins 6 mois à l’avance. Pour le faire, un courrier avec accusé de réception envoyé au bailleur est la meilleure option. Il vous est possible de négocier à ce stade plusieurs éléments tels que les travaux, le dépôt de garantie, etc.

Le déménagement d’entreprise : les étapes clé

Dans tout déménagement, il existe des étapes clé à côté desquelles il ne faut surtout pas passer. C’est encore plus vrai pour un déménagement d’entreprise. Si vous souhaitez qu’il se déroule au mieux, vous devez suivre à la lettre cette liste.

Organisez un rétroplanning

C’est officiel, vous avez signé le bail de votre nouveau local d’entreprise. Le déménagement se concrétise. Fixer la date du déménagement dans le calendrier de l’entreprise est une autre étape plus qu’importante. Le mieux est de la fixer à un week-end pour ne pas perturber le travail. Préparer un rétroplanning des tâches qu’il reste à accomplir ainsi que des étapes clé est essentiel. Il est utile de se ménager une marge de sécurité de quelques jours voir semaines en cas d’imprévus.

Prenez soin de ses employés

Le stress qu’engendre un déménagement n’est pas à négliger. Plus tôt, vous préparez vos employés et vous les impliquez plus vite, ils pourront s’accommoder à leur nouvel environnement de travail. Il existe aussi tout un volet relation humaine à prendre en compte. Les contrats de vos employés peuvent faire l’objet de modifications via des avenants. Renseignez-vous bien sur cette étape.

Pensez à l’aménagement des futurs bureaux

Les nouveaux locaux doivent être aménagés avant même de s’y installer. Pour un déménagement réussi, le mieux est de réfléchir aux améliorations possibles dans le cadre de travail. C’est une manière d’augmenter la productivité et le bien-être au travail. Un autre moyen de sensibiliser vos employés au déménagement des bureaux, c’est de les impliquer dans l’aménagement de leur lieu de travail. Demandez leur avis sur la décoration, l’ergonomie du lieu, la disposition des bureaux, etc. Cet échange ne sera que profitable pour l’entreprise.

Communiquez votre changement d’adresse

Vos fournisseurs et vos collaborateurs doivent avoir connaissance au plus tôt de votre déménagement. L’idéal est d’établir une liste de tous les prestataires de l’entreprise afin de n’en oublier aucun. Ce changement doit apparaitre sur toute la communication officielle de l’entreprise (carte de visite, site internet, mail, flyers, etc.)

Opérez un état des lieux des anciens bureaux

Avant de rendre définitivement les clés de vos anciens locaux, il faut que se déroule l‘état des lieux. Il sert avant tout à déterminer si des travaux de rénovation sont nécessaires afin de remettre à neuf l’endroit. Pour éviter tout risque d’amendes ou de frais supplémentaires, un état des lieux en règle est primordial.

Faites appel à une entreprise de déménagement à Liège

Dernière étape et non des moindres, le déménagement à proprement parler. Une entreprise, ce n’est pas comme une maison. Elle abrite plus de personnes au quotidien, ce qui nécessite beaucoup plus de moyens. Pour une entreprise qui compte déjà 20 employés, il est judicieux de faire appel à une société de déménagement à Liège spécialisée. En outre, vous bénéficierez de tous les conseils, de l’expertise et du matériel adapté pour votre déménagement d’entreprise.

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